В ситуации «начальник — подчиненный» важно удостовериться, что отказ не разрушает взаимоотношений. Отказывайте идее, просьбе, а не личности, обратившейся к вам с этой идеей или просьбой. «Мэри, идея интересная, но у нас нет сейчас средств для реализации этого проекта. Ваше предложение для нас очень полезно. Впрочем, я всегда знал, что вы ценный работник».
Одно из самых трудных «нет» в работе управляющего — это отказ в повышении заработной платы. Делать это приходится довольно часто. Вы можете несколько облегчить ситуацию, если будете раз в год или даже в полгода проводить в организации подробный отчет о вашей деятельности, включающий обзор расходования средств. Но и в таком случае рано или поздно придется разговаривать на эту тему. Желательно, чтобы ваш отказ прозвучал просто и ясно, без ложного пафоса и суровости. Откровенно изложите причины отказа и, если ситуация позволяет, дайте работнику четкую и ясную информацию о возможных перспективах решения проблемы.
Проработав в организации три месяца, Кэрол Веллингтон просит о повышении заработной платы. Она работает очень хорошо, вы вовсе не хотите расстроить ее отказом, но у вас нет ни малейшей возможности повысить зарплату человеку, проработавшему всего девяносто дней. Самое лучшее в таком случае —подробно объяснить вашу позицию и обнадежить сотрудника: «Кэрол, я очень доволен вашей работой. За три месяца вы так много сделали для нас. Это короткий срок, но вы сумели выделиться из числа других работников. Все же я считаю, что это слитком короткий срок для принятия решения о повышении вашей заработной платы. Я не рассматриваю вопросы повышения зарплаты сотрудникам, работающим у нас менее года. Но что касается вас, то я готов пойти навстречу и вернуться к этому вопросу в апреле, когда ваш стаж работы составит полгода. Я сделаю все возможное для того, чтобы повысить вашу зарплату до истечения года со дня вашего поступления к нам».
Отказ в повышении заработной платы сотруднику, чья деятельность недостаточно эффективна, не должен быть резким и болезненным. Наоборот, постарайтесь своим отказом создать дополнительный стимул к работе. Что бы вы ни говорили, отказывая, избегайте оскорблений и угроз. Лучше используйте этот разговор для создания четких ориентиров сотруднику и выдвижения ряда условий, при выполнении которых повышение заработной платы станет реальным.
Превратите ситуацию отказа в «воспитательный» момент: «Пэт, прежде чем мы поговорим о вашем разряде, давайте обратимся к трудовой дисциплине. Ваши заслуги недостаточны для повышения зарплаты. Я смогу повысить ваш оклад только в случае реального улучшения вашей деятельности как минимум в трех направлениях». Вы, разумеется, можете назвать два, или четыре, или сколько угодно направлений. Причем, либо в этом разговоре, либо во время ближайшей встречи следует точно оговорить конкретные цели по каждой сфере деятельности. Завершите разговор следующим выводом: «Пэт, я не сомневаюсь, что вы сумеете подняться на уровень, достаточный для повышения вашей заработной платы. Ваш квалификационный рост очень выгоден не только для вас, но и для всей компании».
Работник, вполне заслуживающий поощрения, обращается к вам с просьбой о повышении заработной платы, но у вас нет никакой возможности сделать это. Не следует в такой ситуации ограничиваться отрицательным ответом. Любое «нет» может обернуться поощрением если вы сумеете показать работнику, как он необходим компании: «Аннабелла, я прекрасно понимаю, что вы вполне заслуживаете повышния зарплаты. Я не вижу более достойного работника. Но в этом квартале мы не справились с общим объемом работ, поэтому повышение экономически невозможно. Вы знаете как я ценю ваш вклад в развитие нашего дела. Мне очень жаль, что я не могу немедленно поощрить вас повышением зарплаты, но я предполагаю что, если вы будете так же усердно работать, мы быстро достигнем возможности повысить ваш оклад. Это не означает, что вы должны работать больше — вы и так трудитесь день и ночь. Я прошу вас удержать этот темп работы, давайте вновь вернемся к этому вопросу в следующем квартале».
За исключением специально оговоренных в контракте случаев, никто не может получать гарантированное повышение зарплаты по прошествии определенного времени. Предположим, что один из работников прекрасно справляется со своими обязанностями, принося большую пользу компании, но уровень его квалификации не меняется, поскольку работник не хочет хлопот, связанных с квалификационным повышением. На его просьбу повысить зарплату следует ответить «нет» — это может стать хорошим стимулом для дальнейшего профессионального роста сотрудника: «Гарри, ты прекрасный координатор. Я считаю твою просьбу о повышении заработной платы вполне закономерной и справедливой. Но твой нынешний заработок соответствует верхнему тарифу разряда, по которому ты работаешь. Если ты хочешь добиться улучшения своего материального положения, следует настроиться на более сложную работу, связанную с большей ответственностью. Это повод перераспределить обязанности в отделе».
Вы можете предложить своему сотруднику своеобразный компромисс: например, небольшой процент повышения или дополнительные дни оплачиваемого отпуска. Подробно объясните причины вашего решения: «Тэд, мне очень нравится стиль твоей работы, и я вполне согласен, что ты заслуживаешь повышения заработной платы. Но ты работаешь в нашей компании чуть больше года и не так часто, как хотелось бы, вносишь ценные предложения. Я подготовил приказ о повышении твоей зарплаты пока на 4%. А ко времени твоего отчета за два года работы мы вернемся к этому вопросу».
Отказать в просьбе о повышении по службе еще труднее, чем о повышении зарплаты. Можно задеть чувствительные струны души, например, гордость, чувство собственного достоинства. Ваш отказ сотрудник может расценить как проявление неверия в его силы, выражение сомнений по поводу его компетентности и т. п. Возникает опасность, что работник посчитает перспективы роста в вашей компании безнадежными, вследствие чего решит покинуть отдел и искать работы в другом месте. Если вы дорожите работником, обратившимся к вам с просьбой о повышении по службе, скажите «нет» с подробными объяснениями отказа и, если возможно, с определенными перспективами положительного решения. Эти перспективы в таком случае должны быть детально изложены и определены.
Один ваш нетерпеливый сотрудник стремится поскорее перейти от статуса помощника бухгалтера к месту старшего бухгалтера. Но общий стаж его работы всего четыре месяца. Вы должны сказать «нет», но вы не собираетесь охлаждать рвение и энтузиазм работника: «Мне нравится ваш энтузиазм в такой же мере, как и ваша широкая деятельность в компании. Я вполне допускаю, что в ближайшем будущем вы будете занимать место старшего бухгалтера и продвинетесь еще выше. Но решающее слово — в будущем. Ближайший срок вашего повышения — апрель. Даю вам слово, что тогда мы обязательно обсудим этот вопрос».
Нет более щепетильного вопроса для управляющего, чем отказ работнику по причине его пенсионного возраста. В таком случае лучше всего избегать фраз о «политике всей компании», ибо может сложиться впечатление, что для вас бездушная инструкция важнее живого человека. При этом не забывайте, что иногда благосостояние компании держится на ветеранах, и может получиться так, что вы своими руками срубите сук, на котором сидите. Поэтому старайтесь произнести «нет» как можно мягче. Попробуйте добавить возможные объяснения: «Карен, я надеюсь увеличить вашу зарплату соответственно вашим обязанностям и объему выполняемых работ так скоро, как только смогу. Но вы ведь прекрасно знаете, что в кадровой политике компании есть определенный возрастной рубеж. Вы проделали огромную работу за время своего пребывания в нашей компании. Однако было бы несправедливо отдать сейчас предпочтение именно вам: ведь вклад в развитие компании многих ваших коллег вполне соотносим с вашим, и есть те, кто работает здесь дольше вас».
Никто лучше самого руководителя не знает, как ограничена порой его власть. Очень часто вам приходится разбираться с ситуациями, выходящими за рамки ваших полномочий. Например, работник просит о повышении в должности, но фирма не нуждается в ней. Как сказать «нет» сотруднику, чтобы не уязвить его гордости? Объясните ему, что вы не уполномочены принимать решение: «Я был бы рад, если бы вы заняли эту должность, но за повышение отвечаю не я. Я знаю, что сейчас такого места в фирме нет, но скоро будет пересмотр вакансий. Я обещаю вам, что обязательно включу вашу кандидатуру в число первых претендентов на это место, как только оно будет открыто».
Один из ваших подчиненных просит пересмотреть график его работы. Но он —далеко не первый, кто обращается к вам с подобным запросом, и вы чувствуете, что нет смысла «тасовать» рабочее расписание. Конечно, в такой ситуации вы вправе сказать «нет» сотруднику. Однако, следует помнить, что в любом случае надо стремиться к соглашению: «Я внимательно рассмотрел вашу просьбу о перемене рабочего графика, Гарри. Но сейчас у фирмы просто нет возможности изменить общий порядок работы. Не могу же я перевернуть вверх дном работу всего отдела. Но это не значит, что вы сами ничего не можете сделать для улучшения условий вашего труда. Поговорите с кем-нибудь из ваших коллег — возможно, кого-то вполне устроит ваш график. Я совершенно не возражаю против такой перемены».
Инициативные работники — «выскочки» — очень ценны для работы всего коллектива, но иногда их действия, не санкционированные «сверху», превращают работу отдела в хаос. Скажите «нет» такой манере поведения, докажите, насколько важно, чтобы все действия сотрудников контролировались начальством, поскольку всякая «самодеятельность» в бизнесе пагубна: «Я понимаю, Бен, как удачно вы совершили сделку по компьютерным сетям. Но наши правила однозначно требуют согласования любых действий сотрудников с начальством, особенно в таких случаях. Подумайте сами, ведь если мы позволим свободное совершение сделок, то скоро можно будет закрыть офис. Мы используем компьютер, и в этот раз я согласую вашу сделку. Но в следующий раз мы вычтем стоимость несанкционированной компьютерной сделки из вашей зарплаты».
