Одному из ваших коллег очень нравится подсаживаться к вашему столу, чтобы поболтать о чем-либо (разумеется, только не о работе), с целью убить как-нибудь время. Между прочим, время и вашего рабочего дня! Конечно, никогда не пренебрегайте частными разговорами с коллегами на работе. Это ведь тонкая духовная деятельность коллектива, из таких маленьких задушевных разговоров рождается сила всей организации, ее сплоченность. Но есть ведь и какие-то границы. Если дальнейшая трата времени на пустые разговоры представляет угрозу для ваших результатов, останавливайте разговорчивого коллегу. Постарайтесь не говорить резко: «Том, я должен работать». Скажите так: «Том, ты меня извини, но отчет Джильберта должен быть сдан к 11-часовому собранию». Если у вас нет конкретной задачи в этот момент, используйте что-нибудь «уважительное»: «Том, мне как раз сейчас надо разобрать почту. Давай поговорим позже».
Вас пригласили участвовать в работе одной из служебных комиссий. Вам совсем не хочется ссориться с ее председателем, но в то же время не хочется и терять столько времени. Именно потому, что вы дорожите хорошими отношениями с председателем комиссии, следует подробно и обстоятельно изложить причины отказа. При этом помните: из всех причин самая уважительная — польза дела, выгода компании, когда ваше время может быть эффективнее использовано в других направлениях, чем работа этой комиссии. «Макс, я боюсь, что у меня нет возможности попасть на заседание комиссии. Ты знаешь, я ведь сейчас работаю над проектом, на который сделана такая большая ставка! Я с удовольствием найду кого-нибудь другого для работы твоей комиссии».
Не очень-то правильно думать о членах своей семьи, что все они — пустые прожигатели времени, но если ваши дети или супруга имеют дурную привычку звонить вам на работу по поводу и без, то надо сказать такой ситуации «нет». Соберите всю семью на домашний совет и объясните свою просьбу. Разумеется, совершенно неправильно «атаковать» семью грубым указанием: «Я требую никогда не звонить мне на работу!» Вместо этого предложите звонить в определенное, удобное для вас, время, а еще лучше — договориться о времени, когда вы сами позвоните домой, чтобы узнать о делах и все ли в порядке. Конечно, надо объяснить всем, особенно младшим детям, что в каком-нибудь непредвиденном, экстренном случае они должны немедленно звонить вам, не считаясь с уместностью времени. Однако тут же следует точно разъяснить, что считать экстренным случаем, а что нет.
Жонглировать семейными и служебными делами иногда бывает очень трудно. Но почему бы не попытаться ловко сбалансировать их? Если звонок вашей супруги или любимого чада застигает вас как раз в тот момент, когда вы почти договорились о передаче огромной кипы бумаг другому лицу, пообещайте, что вы будете полностью в распоряжении семьи по возвращении домой, но сейчас никак не можете уделить ни минуточки своему домочадцу: «Милая, я очень хочу поговорить с тобой об этом, когда вернусь с работы. Мне хочется обсудить все спокойно и взвешенно. А прямо сейчас я не могу —я только что закончил расчет Джонса».
Неважно, много или мало у вас покупателей или клиентов. В глубине души каждый из них убежден, что он единственный (или хотя бы единственный по этому конкретному товару или услуге). Трудно сказать «нет» клиенту, который по телефону разворачивает длинную беседу, но если в это время вас дожидаются другие клиенты, необходимо прервать бесконечные излияния. При этом объясните свою неучтивость соображениями пользы самого клиента: «Джордж, я собираюсь прямо сейчас начать поиск нужной вам вещи». Что бы вы ни сказали, подчеркивайте «вы», «ваш».
Покупатель или коллега звонит вам, чтобы получить какую-нибудь информацию… а потом хочет просто поболтать. Беда в том, что вам нужно работать. Как сказать «нет» в такой ситуации, чтобы не обидеть человека, возможно, просто проявляющего приветливость и дружеское расположение к вам? Обратитесь к нему за помощью. «Пэт, понимаешь, у меня сегодня крайний срок сдачи отчета. Помоги мне сэкономить мое время». Попробуйте такой ход. Сработает.
В сумасшедшем желании улучшать организацию офисов управляющие и архитекторы дошли до нелепых проектов открытых офисов без дверей и стен, где рабочие места — это простые сектора большого зала. Отсутствие дверей и стен привело к нежелательному эффекту — бесконечным разговорам. В сегодняшнем обычном офисе просто необходимо уметь сказать «нет» нежелательным собеседникам, но так, чтобы не обидеть тех, с кем приходится сталкиваться каждый день. Но, возможно, и не надо ничего говорить: попытайтесь организовать свое рабочее место так, чтобы сидеть спиной к проходящим мимо людям. Не позволяйте им даже ловить ваш взгляд.
Если бессловесный способ не помог, остановите нежелательного собеседника прямо, хотя бы и прервав его речь в середине очередной фразы: «Патриция, ты должна извинить меня. Я бы и рад с тобой поболтать, но у меня невероятно короткие сроки выполнения заказа». Скажите это спокойно и без эмоций. Избегайте намеков: «Кому-то из нас все-таки надо работать!»
Начинающие бизнесмены не понимают, что нельзя долго висеть на телефоне. Стоит их остановить, как они кричат о том, что их «игнорируют». Лучше, конечно, избегать ситуации с «бросанием» трубки. Вы: «Какой статус имеет отчет Бэйкера, Джордж?» Джордж: «Не знаю, пойду посмотрю. Не вешай трубку». Вы, прерывая: «Джордж, пожалуйста, перезвони мне, как только все выяснишь. Спасибо. Пока». И повесьте трубку.
Вы хотите выпить вторую чашечку кофе. Двое или трое коллег в это время собрались в комнате отдыха. Завязалась беседа. И продолжается. И тянется. Как уйти, чтобы не обидеть товарищей? Просто и тактично: «Мне пора вернуться к проекту Смита». Или: «Ох ты! Мне же надо готовить 11-ти часовое собрание!»
Один из ваших подчиненных — отъявленный бездельник и лентяй. Пора встряхнуть его — или выгнать из офиса. Вы не выносите непродуктивно работающих людей в своем отделе: «Джек, ты уходил домой раньше окончания рабочего дня каждый день всю неделю. Конечно, у каждого из нас случаются непредвиденные ситуации, но количество времени, которое ты откровенно прогуливаешь, недопустимо. Если в следующий раз ты уйдешь из офиса раньше 5:30, напиши мне объяснительную. Если ты не сделаешь этого, я буду вынужден принять меры».
Вы всегда считались демократичным передовым руководителем. Но некоторое время спустя ваши подчиненные стали злоупотреблять вашей добротой и вести бесконечные пустые разговоры на рабочих местах. Значит, пора остановить их: «Генри, Сара, Билл, я пригласил вас к себе, чтобы поговорить о назревшей проблеме рационального распределения рабочего времени в нашем отделе. Мне, конечно, хочется, чтобы вы были довольны и счастливы, но все же это место работы. Ваши бесконечные разговоры мешают делу. Пожалуйста, ограничьте их только временем обеденного перерыва».
Как? Виртуоз своего дела может быть пустым растратчиком времени? Да, если ваш коллега или подчиненный одержим манией доводить порученное дело до совершенства, это может вести к нежелательной трате времени, от чего страдает общая продуктивность работы. Помогите виртуозу сбалансировать, с одной стороны, его стремление найти абсолютное совершенство и, с другой стороны, быстрое достижение необходимой коммерческой выгоды: «Элен, то, что мне нужно в этой работе, вовсе не нуждается в филигранной отделке. Вполне достаточно наброска. Я, конечно, понимаю, что ты можешь превратить этот набросок в шедевр, но нам нужно включить его в проект прямо сейчас».
Когда бы вам ни захотелось потратить время просто так или поболтать с праздными людьми, вспомните известную испанскую пословицу: «Завтра будет самый трудный день недели».
